Kommunikationspolicy

KOMMUNIKATIONSPOLICY

1) Bakgrund
IK Sirius har en kommunikationspolicy det är beslutat av alliansmoderns styrelse. Policyn ska innehålla enkla och tydliga riktlinjer för kommunikationen inom IK Sirius och de enskilda special-klubbarna, bandy, fotboll och innebandy. Den har namnet ”Så här gör vi i Sirius/kommunikation”.

2) Inledning
Vi är en förening där demokrati råder. Våra värderingar, som också är idrottsrörelsen värderingar, ligger alltid till grund för vår verksamhet, men också hur vi arbetar för att uppnå kommunikation internt och externt.

Demokrati förutsätter fri information, fri debatt och välinformerade medarbetare, medlemmar, ledare och aktiva. IK Sirius är en stor förening med bredd och lag i de högsta serierna. Vi är en del av Uppsala. Det kräver öppenhet, transparens och respekt för alla människors åsikter.

Information och kommunikation är en grundförutsättning för deras insyn, delaktighet och inkludering och för att de ska kunna bidra till vår förenings utveckling. Från föreningens sida, styrelser, medarbetare och ledare, behöver vi kommunicera så att de som vill vara en del av vår verksamhet får full möjlighet att bidra, vara med och påverka. Skrev meningen lite upprepningar

3) Syfte
Syftet med policyn är att arbeta för ett enhetligt arbetssätt för kommunikationen som kommer ut från IK Sirius och special-klubbarna. Våra anställda, ledare, aktiva, medlemmar och fans ska vara välinformerade och kunna bidra till att göra vår förening stark. Ett enhetligt arbetssätt kring kommunikation ska också bidra till att stärka vårt varumärke och öka förtroendet för IK Sirius.

4) Omfattning
Kommunikationspolicyn gäller för IK Sirius styrelse, alliansmodern samt klubbarna bandy, fotboll och innebandy. Den gäller styrelsemedlemmar, anställd och ideella ledare som har tagit på sig ett uppdrag. Men den kan också vara en bra hjälp för aktiva, föräldrar, medlemmar och fans som vill hjälpa till att skapa en bra förening och stärka bilden av oss. Vi IK Sirius möter stor konkurrens på många plan – om resurser från kommunen, om sponsorer, om ledare, om aktiva etc och många gånger är bilden av vår förening avgörande för om vi ska nå framgång.

5) Varumärket
I botten finns värdegrunden, värderingar, vision och vårt övergripande löfte. Detta finns samlat i dokumentet “Sirius visuella identitet” samt ”Varumärket Sirius”. De finns till för att vi ska vårda vårt varumärke på bästa vis så att vi styrker varandra. Den avhandlar också hur alliansmoderklubben, specialklubbarna och sponsorer får använda vårt klubbmärke, vår sköld.

6) Reaktiv information och kommunikation – när omvärlden vill ha svar av IK Sirius eller klubbarna

6.1) Alliansmoderklubbens rättigheter och skyldigheter
I frågor som är av allmän karaktär ska IK Sirius styrelseordförande alltid uttala sig om inte annat anges av styrelsen eller delegering från ordförande. Allmän karaktär kan handla om sådant som avser Alliansmoderklubben specifikt, om sådant som rör föreningens historia, framtid, om IK Sirius varumärke eller Loppis.

6.2) Specialklubbarnas rättigheter och skyldigheter
• Alla frågor som rör specialklubbarna och den idrottsliga verksamheten ska respektive klubb alltid svara på. Korrad
• Det är upp till varje special-klubb att utse vem i organisationen som ska svara på frågor kring respektive område. Den planen ska varje år uppdateras och föredras styrelsen.
• Det är viktigt att ordförande, eller den som är utsedd till ansvarig, svarar på frågor. Andra får i aktuellt ärende får endast göra hänvisning till ovanstående. Detta även i det fall vederbörande för tillfället inte kan nås. Journalister eller andra kommer alltid att nyttja den information de kan få tag på, det är därför viktigt att denna kommer från därtill utsedd, är korrekt och speglar special-klubbens officiella hållning.
• Vid frågor av väldigt viktig karaktär, sådant som kan kategoriseras ”kriskommunikation”, ska respektive klubbordförande och IK Sirius ordförande ha en dialog och tillsammans göra en plan. Detta eftersom omvärlden inte alltid kan skilja på Alliansmoderklubben och de enskilda special-klubbarna. Då är det extra viktigt att det alltid är klart vem som ska svara och att det finns en gemensam bild av läget.

7) Proaktiv kommunikation – när IK Sirius vill nå ut med ett budskap/marknadsföring

7.1) Alliansmoderklubben Den här måste vi processa och ta med Svante
• IK Sirius ska endast prata om sådant som avser föreningens historia och framtid i övergripande frågor, utmärkelser samt varumärket.
• IK Sirius har en webbplats som innehåller information om föreningens historia, information om vilken verksamhet som bedrivs i föreningen med länkar till respektive klubbs webbplats. Här finns information om vad som gäller kring varumärket samt kontaktuppgifter till Alliansmoderns styrelse och styrelsemedlemmar. Webbplatsen hanterar inte information om sporterna i detalj, nyheter om spelare, resultat etc. Undantag för detta kan göras vid stora idrottsliga händelser som SM-guld, avancemang i serier eller liknande.
• Svantes FB-sida. Vad ska det stå? IKS FB sida är samlad plats för alla aktiviteter som specialklubbarna presenterar på olika vis. Det är även en spegling av sådant som skrivs i media.

7.2) Special-klubbarna
• Special-klubbarna är ansvariga för sin egen kommunikation. Special-klubbarna kommunicerar idrotten och verksamheten. Det enda kravet som finns är att special-klubbarna följer de regler som finns för varumärket, allt detta finns i dokumentet ”Sirius visuella identitet”.
• IK Sirius special-klubbar har en stor möjlighet i att använda sociala, digitala kanaler för att nå sina verksamhetsmål. Här finns det mycket att vinna. Här är det viktigt att klubbarna har den tid, och kompetens, som krävs för att dra full nytta av det. Det innebär att de som publicerar innehåll känner till IK Sirius värderingar och vad vi vill stå för. Det är också viktigt att klubbarna har tid att se till att de som agerar i våra sociala kanaler också gör det på ett sätt som lirar med våra värderingar.

Vi i IKS Sirius accepterar inget av följande i våra sociala medier:
– Hot eller förtäckta hot
– Kränkande kommentarer
– Rasism
– Skällsord

Vi förbehåller oss rätten att ta bort kommentarer som vi anser faller under ovanstående kategorier från våra kommentarsfält. Vid upprepade eller grova kommentarer enligt ovanstående förbehåller vi oss rätten att blockera användare alternativt stänga kommentarsfältet, tillfälligt eller permanent, samt eventuellt göra en polisanmälan.

8) Intern kommunikation
Alliansmoderklubbens styrelse är ansvarig för att special-klubbarna och berörda personer får den information som är viktigt för respektive verksamhet. Special-klubbarna är i sin tur ansvariga för att anställda och ledare får informationen till sig.

9) Tips
9.1 Effektivitet
Kommunikation och dialog är viktigt. Och tar tid. Sträva efter att ha svar på våra hemsidor och i våra sociala kanaler för att inte belasta personal och ledare mer än nödvändigt. Frågor som rör biljetter, tider, eller annat som rör idrotten och matcher bör kunna kommuniceras via sociala medier, det är dit vi alltid ska rekommendera externa att vända sig till i första hand. Eventuella frågor ska vi i möjligaste mån besvara i det flöde som fångas på i dessa medier. Personliga frågor och annat som inte bör vara offentliga ska hänvisas till de kontaktpersoner som vi hänvisar till på våra hemsidor.
På sociala medier svarar vi inte på komplexa och interna frågor, i dessa fall hänvisar vi i första hand till mail och medlemsmöten.

9.2) Kommunikationsplaner
Klubbarna bandy, fotboll och innebandy har olika verksamheter, styrkor, svagheter och förutsättningar. Det är viktigt att klubbarna följer värderingarna och de grundläggande reglerna som gäller för varumärket. I övrigt finns det en stor frihet för hur kommunikationen utformas. Varje klubb ska ha en egen plan för hur den ska kommunicera och positionera sig för att få fler medlemmar, fler ledare, fler aktiva, fler fans, fler sponsorer, mer uppmärksamhet i media och mer publik till sina matcher. För att lyckas med det krävs det en strategi som innehåller kunskap om respektive målgrupp, vilken konkurrens ni har och vilka styrkor ni har och vad ni ska lyfta fram för att nå framgång. En sådan plan ska föredras för alliansmoderklubbens styrelse varje år.

9.3) Stöd
En kompetensgrupp finns om klubbarna eller utsedd behöver stöd i hur man ska kommunicera. Det är samma personer som finns i kompetensgruppen för varumärket.

10) Alliansmoderklubbens ambition
Under perioden 2018-2020 har alliansmodern en ambition att stötta specialklubbarna med utbildnings- och inspirationsmaterial kring vad det innebär att vara ledare, spelare eller förälder i Sirius. Det är typiskt sådant som special-klubbarna kan samarbeta kring, använda styrkan i att vi är många. Och eftersom många faktiskt rör sig mellan de olika idrotterna i vår klubb finns det ingen anledning till att inte använda samma material.